Verwerkersovereenkomst TEDS-IT Automatisering
Om te voldoen aan de eisen die door de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden gesteld aan de verwerking van persoonsgegevens heeft TEDS-IT Automatisering een verwerkersovereenkomst opgesteld met betrekking tot die diensten die door TEDS-IT Automatisering worden verricht waarbij persoonsgegevens voor opdrachtgevers worden verwerkt.
Deze Verwerkersovereenkomst maakt integraal en onlosmakelijk onderdeel uit van de afspraken tussen Partijen overeengekomen en vastgelegd in de Algemene Voorwaarden en Privacyverklaring (hierna: “de Overeenkomsten”).
Partijen: • De Opdrachtgever (hierna: “Verwerkingsverantwoordelijke”); • TEDS-IT Automatisering, gevestigd te Haarlem en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder dossiernummer 34102657 en rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer Ted Janzen (hierna: “Verwerker”); Hierna gezamenlijk te noemen de “Partijen” en afzonderlijk de “Partij”. In aanmerking nemende dat:
De Verwerkersovereenkomst is gesloten in het kader van het leveren van diensten door Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke ter uitvoering van de Overeenkomst;
Verwerker bij de uitvoering van de Overeenkomst (mogelijk) persoonsgegevens in de zin van artikel 4 lid 1 van de Algemene Verordening gegevensbescherming (hierna: “AVG”) zal verwerken, in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke;
Verwerker hierbij aangemerkt wordt als Verwerker in de zin van artikel 4 lid 8 van de AVG;
Verwerkingsverantwoordelijke hierbij aangemerkt wordt als Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 van de AVG;
Verwerkingsverantwoordelijke de doeleinden en middelen aanwijst voor de verwerking en waarvoor de hierin genoemde voorwaarden gelden;
Verwerker hiertoe bereid is en tevens bereid is de verplichtingen omtrent beveiliging en andere aspecten van de AVG na te komen, voor zover dit binnen zijn macht ligt;
Partijen, mede gelet op het vereiste uit artikel 28 lid 3 van de AVG, hun rechten en plichten schriftelijk wensen vast te leggen middels deze Verwerkersovereenkomst (hierna: “Verwerkersovereenkomst”); Zijn als volgt overeengekomen:
Artikel 1. Doeleinden van verwerking
1.1 Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst, namelijk ter registratie van domeinnamen, SSL-certificaten en overige door TEDS-IT Automatisering geleverde producten en diensten, en die doeleinden die met nadere instemming worden bepaald.
1.2 De persoonsgegevens die door Verwerker in het kader van de Overeenkomst (zullen) worden verwerkt, en de categorieën betrokkenen van wie deze afkomstig zijn, zijn opgenomen in Bijlage 1. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet uit de Overeenkomst of deze Verwerkersovereenkomst blijken.
1.3 Verwerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens.
Artikel 2. Verplichtingen Verwerker
2.1 Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorgdragen voor de naleving van de voorwaarden die, op grond van de AVG, worden gesteld aan het verwerken van persoonsgegevens.
2.2 De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers.
2.3 Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke binnen een redelijke termijn in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met de in lid 1 bedoelde wetgeving.
2.4 Verwerker zal, voor zover dat binnen de macht van Verwerker ligt, Verwerkingsverantwoordelijke de noodzakelijke medewerking verlenen wanneer er in het kader van een verwerking een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, ook wel data protection impact assessment (DPIA) of voorafgaande raadpleging van de toezichthouder, noodzakelijk mocht zijn.
Artikel 3. Doorgifte van persoonsgegevens
3.1 Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Doorgifte naar landen buiten de EER is toegestaan, mits aan de wettelijke voorwaarden daarvoor voldaan is.
3.2 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, indien zij daarom expliciet verzoekt, melden in welk land of welke landen de persoonsgegevens worden verwerkt.
Artikel 4. Verdeling van verantwoordelijkheid
4.1 De toegestane verwerkingen worden uitgevoerd binnen een (semi-)geautomatiseerde omgeving onder controle van Verwerker.
4.2 Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind-)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot, de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.
4.3 Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze Verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden, en vrijwaart Verwerker tegen alle aanspraken die hiermee verband houden.
Artikel 5. Inschakelen van derden of onderaannemers
5.1 Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker hierbij toestemming om bij de verwerking van persoonsgegevens, op grond van deze Verwerkersovereenkomst, gebruik te maken van derden (Subverwerkers) met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving.
5.2 Op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke verstrekt Verwerker aan de Verwerkingsverantwoordelijke een lijst met namen van de door haar ingeschakelde derden. Op basis hiervan kan Verwerkingsverantwoordelijke op redelijke gronden bezwaar aantekenen tegen het inschakelen van deze derden. In dat geval treden partijen in overleg om tot een werkbare oplossing te komen.
5.3 Verwerker zorgt ervoor dat deze derden schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker is overeengekomen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Artikel 6. Beveiliging
6.1 Verwerker zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). De wijze van beveiliging is echter mede afhankelijk van de diensten die door Verwerkingsverantwoordelijke zijn afgenomen zoals omschreven in de Overeenkomst. Op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke overlegt Verwerker een overzicht van de getroffen maatregelen, naar alle redelijkheid en voor zover relevant voor de dienstverlening en/of informatievergaring van Verwerkingsverantwoordelijke.
6.2 Indien blijkt dat een noodzakelijke beveiligingsmaatregel ontbreekt, zal Verwerker ervoor zorgdragen dat de beveiliging voldoet aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
Artikel 7. Meldplicht
7.1 In het geval van een datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens) zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke daarover onverwijld dan wel uiterlijk binnen vierentwintig (24) uur informeren naar aanleiding waarvan Verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt of zij de toezichthoudende autoriteiten en/of betrokkenen zal informeren of niet. Verwerkingsverantwoordelijke is en blijft verantwoordelijk voor eventuele wettelijke verplichtingen daartoe. Verwerker spant zich naar beste kunnen in om de verstrekte informatie volledig, correct en accuraat te maken. De meldplicht geldt ongeacht de impact van het lek.
7.2 De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest, alsmede:
de datum waarop het lek heeft plaatsgevonden (indien geen exacte datum bekend is: de periode waarbinnen het lek heeft plaatsgevonden);
wat de (vermeende) oorzaak is van het lek;
de datum en het tijdstip waarop het lek bekend is geworden bij Verwerker of bij een door hem ingeschakelde derde of onderaannemer;
het aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt (indien geen exact aantal bekend is: het minimale en maximale aantal personen waarvan gegevens zijn gelekt);
een omschrijving van de groep personen van wie gegevens zijn gelekt, inclusief het soort of de soorten persoonsgegevens die gelekt zijn;
wat de voorgenomen en/of reeds ondernomen maatregelen zijn om het lek te dichten en om de gevolgen van het lek te beperken.
7.3 Verwerkingsverantwoordelijke zal zorgdragen voor het voldoen aan eventuele (wettelijke) meldplichten. Indien de wet- en/of regelgeving dit vereist zal Verwerker meewerken aan het informeren van de terzake relevante autoriteiten en/of betrokkenen.
Artikel 8. Afhandeling verzoeken van betrokkenen
8.1 In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek doorsturen aan Verwerkingsverantwoordelijke, en zal Verwerkingsverantwoordelijke het verzoek verder afhandelen. Verwerker mag de betrokkene daarvan op de hoogte stellen.
8.2 In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van een van zijn wettelijke rechten richt aan Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker, indien Verwerkingsverantwoordelijke dit verlangt, medewerking verlenen voor zover mogelijk en voor zover dit redelijk is. Verwerker mag hiervoor redelijke kosten bij Verwerkingsverantwoordelijke in rekening brengen.
Artikel 9. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
9.1 Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij deze heeft verkregen.
9.2 Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
Artikel 10. Audit
10.1 Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke Register EDP Auditor die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van de afspraken in deze Verwerkersovereenkomst.
10.2 Deze audit zal ten hoogste eenmaal per jaar plaatsvinden en vindt uitsluitend plaats bij een concreet en gegrond vermoeden van misbruik van persoonsgegevens door Verwerker, en pas nadat Verwerkingsverantwoordelijke de bij Verwerker aanwezige soortgelijke rapportages heeft opgevraagd, beoordeeld en redelijke argumenten aanbrengt die een door Verwerkingsverantwoordelijke geïnitieerde audit alsnog rechtvaardigen. Een dergelijke audit wordt gerechtvaardigd wanneer de bij Verwerker aanwezige soortgelijke rapportages geen of onvoldoende uitsluitsel geven over het naleven van deze Verwerkersovereenkomst door Verwerker.
10.3 Deze audit vindt twee weken na voorafgaande aankondiging door Verwerkingsverantwoordelijke plaats, zonder vertrouwelijke gegevens van Verwerker te gebruiken en in te zien en zonder de werkprocessen van Verwerker onnodig te verstoren.
10.4 Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk ter beschikking stellen.
10.5 De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.
10.6 De kosten van de audit worden door Verwerkingsverantwoordelijke gedragen.
Artikel 11. Aansprakelijkheid
11.1 Voor de aansprakelijkheid van Partijen voor schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Verwerkersovereenkomst, dan wel uit onrechtmatige daad of anderszins, wordt de in de Algemene Voorwaarden overeengekomen regeling omtrent aansprakelijkheid van toepassing verklaard.
Artikel 12. Duur en beëindiging
12.1 Deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand door aanvaarding van Partijen en zal voortduren voor de duur van de Overeenkomst en bij gebreke daarvan voor de duur van de (verdere) samenwerking.
12.2 De Verwerkersovereenkomst kan tussentijds niet worden opgezegd.
12.3 Verwerker behoudt zich het recht voor de Verwerkersovereenkomst te wijzigen of aan te vullen. Wijzigingen gelden ook ten aanzien van reeds gesloten Verwerkersovereenkomsten met inachtneming van een termijn van 30 dagen na bekendmaking van de wijziging op de website van Verwerker of per elektronische berichtgeving. Niet-inhoudelijke wijzigingen kunnen zonder voorafgaande bekendmaking door Verwerker worden doorgevoerd. Indien Verwerkingsverantwoordelijke een wijziging in de Verwerkersovereenkomst niet wil accepteren, kan hij tot de datum waarop de nieuwe Verwerkersovereenkomst van kracht wordt de Overeenkomst, met inbegrip van de Verwerkersovereenkomst, opzeggen.
12.4 Na beëindiging van de Verwerkersovereenkomst vernietigt Verwerker de van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangen persoonsgegevens onverwijld, tenzij partijen anders overeenkomen of de aard van de dienstverlening vereist dat persoonsgegevens langer bewaard moeten worden door Verwerker.
Artikel 13. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
13.1 De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht. 13.2 Alle geschillen, welke tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter die ook bevoegd is te oordelen bij geschillen ten aanzien van de Overeenkomst.
13.3 Logs en gedane metingen door Verwerker geleden als dwingend bewijs, behoudens tegenbewijs te leveren door Verwerkingsverantwoordelijke.
13.4 Indien één of meer bepalingen van de Verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig blijken te zijn, zal de Verwerkersovereenkomst voor het overige van kracht blijven. Partijen overleggen alsdan over de bepalingen welke niet rechtsgeldig zijn, teneinde een vervangende regeling te treffen die wel rechtsgeldig is en zoveel mogelijk aansluit bij de strekking van de te vervangen regeling.
13.5 Partijen zullen elkaar de volledige medewerking verlenen deze Verwerkersovereenkomst aan te passen en geschikt te maken voor eventuele nieuwe privacywetgeving.
Bijlage 1:
Specificatie persoonsgegevens en betrokkenen De Verwerkersovereenkomst is gesloten in het kader van de verwerking van persoonsgegevens door Verwerker in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze Verwerkersovereenkomst omschreven doeleinden. Verwerker verwerkt, in het kader van de Verwerkersovereenkomst, de volgende soorten persoonsgegevens in naam en opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke:
NAW-gegevens;
Telefoonnummer;
E-mailadres.
Wanneer noodzakelijk voor de afname van bepaalde producten en diensten, verwerkt Verwerker in het kader van de Verwerkersovereenkomst, de volgende extra soorten persoonsgegevens in naam en opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke:
Bedrijfsgegevens (o.a. Btw-identificatienummers en KvK nummers);
IP-adressen;
overige mogelijke categorieën van niet bijzondere persoonsgegevens. Het betreft de volgende categorieën betrokkenen:
Contactpersonen die benodigd zijn voor registratie van domeinnamen; afhankelijk van de te registreren extensie kunnen die één of meerdere van de volgende contactpersonen zijn: eigenaar, administratief contact, technisch contact, facturatiecontact, resellercontact of een andere door de betreffende registry gedefinieerde contactpersoon.
Contactpersonen die benodigd zijn voor het bestellen of beheer van overige producten of diensten zoals omschreven in artikel 1.1 van deze Verwerkersovereenkomst. Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de in deze Bijlage 1 omschreven persoonsgegevens en categorieën betrokkenen volledig en correct zijn, en vrijwaart Verwerker voor enige gebreken en aanspraken die resulteren uit een incorrecte weergave door Verwerkingsverantwoordelijke.
Vragen en feedback
Wij controleren regelmatig of we aan de verwerkersovereenkomst voldoen. Als u vragen heeft over de verwerkersovereenkomst, kunt u contact met ons opnemen: Telefonisch bereikbaar van maandag tot vrijdag van 08:00 tot 18:00 op 06-83245214 | 023-3010031, of via e-mail naar: info@teds-it.com.
Neem contact op voor en kopie.